リモートワークを成功させるための8つのポイント
最近、ますますリモートワークが活発になってきた。
リモートワークの体制を整えると、他拠点同士のメンバーが同じプロジェクトに参加し、仕事を進めることができる。
僕自身についてもリモートワークをする人と仕事をする機会が増えており、最近では隣の席の人と会話するよりも、リモートの人とビデオチャットをする時間の方が長い日もある。
そこで今回は、リモートワークを成功させるために重要なことを、8つの切り口で紹介したい。
目次
- 目次
- 1. 文章力を上げる
- 2. テキストチャットを活用する
- 3. ビデオチャットを活用する
- 4. グループウェアを活用する
- 5. 図やイラストを作成できるようにする
- 6. 家族や同僚以外の人とも話す
- 7. リモートワーク用のVPNツールを利用する
- 8. IPフォンサービスを活用する
- 番外編 両方向画面共有
- 番外編 セキュリティは心配ないの？
- 番外編 リモートワークですれ違いが起こるとき
- まとめ
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1. 文章力を上げる
リモートワークを行う際は、文章による伝達力が重要になってくる。
テキストチャットやメールやグループウェアでの情報共有の際に、『スピーディかつ正確に文章で伝える』という必要が出てくる。
そのため、『結論から書く』『要点を整理して書く』『誤解されないように書く』といったことに気をつけたい。
2. テキストチャットを活用する
skypeやslackやgoogleハングアウトなどの、テキストチャットを活用したい。
ビデオチャットだと相手と同期したコミュニケーションとなるため、相手が忙しいときだと迷惑がかかってしまう。
そのため、テキストチャットを活用することで、非同期の手早いコミュニケーションが可能となる。
3. ビデオチャットを活用する
skypeやhangoutなどを使ったビデオチャットは、同期型コミュニケーションであるため、相手と時間を合わせる必要がある。
しかし、相手の顔や画面を見ながら会話できるため、対面ミーティングに近い、重要なコミュニケーション手段でもある。
遠方の相手とは食い違いが発生しやすいので、積極的にビデオチャットの機会を設けるようにしたい。
僕は一日に一時間くらいは、ビデオチャットをしている。
4. グループウェアを活用する
リモートワークの場合は、紙媒体での資料配布や情報共有ができない。
そのため、基本的にはインターネット経由の、グループウェアを利用することになる。
また、業務の進捗報告にも、グループウェアを活用する。
やはりリモートワークの場合はお互いに進捗がわからなくなりやすい。
性悪説でいくと、サボっていてもわかりにくい。
そこで、タスクを細分化して登録し、かつ、30分に1コメントくらいはなにかを発信し続けるようなルールを考える。
ちなみに、おすすめのグループウェアは、バックログだ。オープンソースのRedmineなどもあるが、使い勝手は格段に違う。
5. 図やイラストを作成できるようにする
コミュニケーションの方法がチャットやグループウェアが中心になるため、図やイラストや画像を適宜用意して、スムーズにコミュニケーションを取れるようにしたい。
必要になることの多い、画面のスクリーンショットなどは、プリントスクリーンの内容をWindows標準のペイントツールに貼り付けて、png保存するくらいでもいい。
図やイラストについては、エクセルやパワーポイントでもいいし、google docsを活用する方法もある。
スクリーンショットや動画の共有などのために、『Gyazo』というツールもおすすめだ。
6. 家族や同僚以外の人とも話す
リモートワークを自宅でやっていると、寂しいし、暗い気持ちになりやすい。
そこで、ときにはカフェやSOHO向けレンタルオフィスなどへ移動し、気分転換を図りつつ、同業者と話をできるようにするといい。
7. リモートワーク用のVPNツールを利用する
リモートワークをする上で、適切なセキュリティ機能を持ったリモートワーク用意のVPNツールが必要になる。
オフィス内にホストとなるマシンを常時稼働させておき、リモートからそのマシンにログインする形が多いだろうか。
自宅で固定IPを取ってもいいが、外での仕事のしやすさや、社内サーバなどの許可IPの管理などを考えると、専用ツールの利用が便利だ。
ちなみに、リモートアクセスツールの製品選びには、『安定性』『セキュリティ性』『動作速度』に注意したい。
というのも、製品によって、安定性や動作速度に大変な違いがあるからだ。
僕はMagicConnectという、リモートアクセスツールを使っているが、利便性、セキュリティ性とも、満足している。
※MagicConnect経由で動画などを見るとかなり処理落ちする。それだけがネックだが・・
8. IPフォンサービスを活用する
みんながリモートワークになった場合、会社の固定電話に誰が出るのか、という問題が発生する。
そこで、CallConnectなどのサービスを使うと、ひとつのIP電話番号を多拠点でシェアできるようになる。
固定電話をCallConnectなどに転送すれば、電話対応の分散やアウトソーシングを簡単に行える。
ついでにFAXについても、完全にデジタル化して、自動的にグループウェアに投稿されるようにしてしまおう。
（僕のチームの場合は、FAXをNTTデータのBizFaxというサービスで受けている。受信時は文面をPDFでメール添付送信し、バックログのメール投稿機能でアップロードしている）
番外編 両方向画面共有
通常、ビデオチャットツールでは、同時にお互いの画面を共有することができない。
（やり方があるかも知れないが、僕は知らない）
skypeとhangoutを同じ人と同時につなげることで、お互いの画面を共有しあうことができる。
これで会話をしながらお互いの画面を見せ合うと、非常にはかどる。
僕はリモートペアプログラミングなどで活用しているが、デザイナーや営業職の人も、活用できる裏技？だと思う。
番外編 セキュリティは心配ないの？
一般的なリモートアクセスツールでは、Windowsのリモートデスクトップ機能をベースとした動作となり、さらに、リモート間のファイル転送が制限されることになる。（または、そういうセキュリティ設定が可能）
通信についてもSSLで秘匿化されるため、普通に考えれば実用上十分かと考えられる。
定期的なセキュリティチェック（接続権限の棚卸しやログチェック）を行うことが望ましい。
番外編 リモートワークですれ違いが起こるとき
リモートワークを行なっていると、以下のような問題が起こりやすいから、注意が必要だ。
- 言葉使いの丁寧さレベルの違いにより、相手を怒らせてしまう（一回り丁寧な表現を心がける）
- 相手の表情を読み違え、対応を間違えてしまう（よく相手の話を聞く）
- 音声やカメラの設定に手間取ってしまう（事前にテスト通話などしておく）
- サボってる疑惑が生まれる（グループウェアでの作業状況共有で回避）
まとめ
今回は『リモートワークを成功させるための8つのポイント』を紹介させてもらった。
ぜひ参考にして、様々な働き方を模索して頂けたらと思う。
それにしても、ITの世界は基礎技術の発展に大きな影響を受けていることを痛感する。
近年リモートワークが可能になったのは、『インターネットや無線LANの高速化と安定化』『クラウドソフトウェアの進化』『ハードウェアの進化』『セキュリティ技術の進化』これらが背景にあるからだ。
ぜひ技術の進歩による恩恵を活用していきたいものだ。
リモートワークには賛否両論あるが、働き手としては、非常に価値のある選択肢のひとつだと思う。
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