仕事の山に押し潰されそうなときのタスク管理術
日々仕事をしていると、タスクが次から次へと発生し、気がつくと優先タスクだらけになってしまうことがある。
「なにから手を付ければいいか分からない！」
そんなときの解決方法を、今回は6ステップで提案する。
目次
- 目次
- はじめに
- ステップ1、タスクを断捨離
- ステップ2、検収する
- ステップ3、終了報告する
- ステップ4、10分以内に終わるタスクを処理する
- ステップ5、依頼する
- ステップ6、自分の作業タスクに取り組む
- まとめ
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はじめに
タスクリストにタスクがたくさんあると、『このタスクはなんだったっけ』と、タスク自体の内容を思い出す時間が発生する。
そこで、まずはタスクの量を減らすことを考えたい。
次に、自分待ちになっているタスクを処理して、スッキリした状態で自分の仕事に取り組めるようにする。
注意点としては、以下のステップは一日の中で回していく必要がある。『今日はステップ3までやって、続きは翌日』というのはバランスが悪くなってしまう。
ステップ1、タスクを断捨離
まずは数あるタスクの中から、やらなくていいもの、終わっているもの、無意味化したものを削除する。
その他、よくある無駄タスクに、『思いつきでタスクリストに入れたけど、本当はそこまで必要ではない』というものがある。こういった無駄タスクについては、関係者に相談して、実施を諦めさせてもらう。
かんたんな代替案で解決できるようなら、それでもいい。
ステップ2、検収する
自分が他人の仕事をチェックする立場にあれば、検収的な仕事を優先したい。
実は、上司や顧客よりも、協力者や作業者をコントロールする方が難しい。
協力者に対してレスポンスをよくして、信頼関係を築きたい。そうすれば、スムーズに仕事を分担できるようになるため、将来のあなたのメリットになる。
順番から考えても、あなたが他人の仕事を検収しないと、あなた自身が終了報告することができない。
ステップ3、終了報告する
終わっている仕事について処理する。
切りになっているのに報告や最後の一手間がおざなりになっていることは、結構あるものだ。
忘れたころにせっつかれて、慌てる前に片付けてしまおう。
仕事を依頼した側は今か今かと仕上がりを待っているので、途中経過を共有することも重要だ。（期日に余裕があれば、相手に質問して自分のターンを終わらせ、別のタスクに取り組んでもいい）
ステップ4、10分以内に終わるタスクを処理する
ここまでで、広い意味で『終わっている仕事の処理』は終わった。
やっと仕事を進める段階になる。
まずは、10分以内を目安に、すぐに終わる仕事を片付ける。
この10分（あるいは15分程度）というのは、人間の集中力がもっとも効率的に機能する一般的な単位だ。
ステップ5、依頼する
他人に依頼すべき仕事を整理して、依頼を出す。
自分の仕事よりも、待っている人に依頼するのが先だ。早く依頼できた方が優先度を上げてもらえる可能性が高いし、連絡を取れるタイミングが限られている場合もある。ここは自分の仕事をこらえて、関係者にしっかり仕事を依頼したい。
協力者との関係を築いていけば、未来の作業効率化につながる。
ステップ6、自分の作業タスクに取り組む
やっと自分の仕事をする順番がきた。
スッキリした頭で取り組もう。
タスク自体を細かくすることも忘れずに。
作業をしている間にも、割り込みが入るかも知れないが、緊急度の低いものは翌日に回していけばいい。
まとめ
今回は、『仕事の山に押し潰されそうなときのタスク管理術』として、溜まってしまったタスクを片付ける方法を紹介した。
日々押し寄せるタスクを、これでやっつけられるだろうか？
（僕はなんとかしのいでいる！）
この記事があなたの参考になれば幸いだ。
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